Kliendiandmete töötlemise põhimõtted (alates 25.05.2018)

KLIENDIANDMETE TÖÖTLEMISE PÕHIMÕTTED

Kehtivad alates 25.05.2018

Põhimõtteid, mille alusel Marks ja Partnerid Kindlustusmaaklerid OÜ (edaspidi Maakler) kliendiandmeid töötleb, on kirjeldatud käesolevates Kliendiandmete Töötlemise Põhimõtetes, edaspidi põhimõtted.
Põhimõtteid kohaldatakse siis, kui Klient kasutab, on kasutanud või on avaldanud soovi kasutada Maakleri poolt osutatavaid teenuseid või on mingil muul viisil teenustega seotud, sealhulgas kohaldatakse põhimõtteid Kliendi suhtele, mis on tekkinud enne käesolevate põhimõtete jõustumist.
1. Mõisted
1.1 Klient on iga füüsiline või juriidiline isik, kes kasutab, on kasutanud või on avaldanud soovi kasutada Maakleri poolt osutatavaid teenuseid või on mingil muul viisil teenustega seotud.
1.2 Kliendiandmed on igasugune info (sh kindlustusteenuse osutamisega seotud Kliendiandmed ja Isikuandmetena käsitletav info), mis on Maaklerile Kliendi või tema esindajate kohta teada.
1.3 Isikuandmed on füüsilisest isikust Kliendiga otseselt või kaudselt seotud info.
1.4 Töötlemine on igasugune Kliendiandmetega tehtav Töötlemise toiming (sh kogumine, vaatamine, lugemine, salvestamine, säilitamine, muutmine, ligipääsu andmine, päringute tegemine, edastamine jne).

2. Üldsätted 2.1 Need põhimõtted kirjeldavad Maakleri poolt Kliendiandmete töötlemise üldpõhimõtteid. Kliendiandmete Töötlemise täiendavad tingimused võivad olla kirjeldatud ka lepingutes, muudes teenusega seotud dokumentides ning Maakleri kodulehel www.marks.ee.
2.2 Maakler tagab kohalduva õiguse raames Kliendiandmete konfidentsiaalsuse ning rakendab asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid Kliendiandmete kaitsmiseks loata juurdepääsu, ebaseadusliku Töötlemise või avalikustamise, juhusliku kaotsimineku, muudatuste või hävitamise eest.
2.3 Maakler võib Kliendiandmete Töötlemiseks kasutada volitatud töötlejaid. Sellistel juhtudel tagab Maakler, et andmetöötlejad töötlevad Kliendiandmeid Maakleri juhiste kohaselt ja kooskõlas kohalduva õigusega, ning rakendavad nõuetekohaseid turvameetmeid.3. Kliendiandmete kategooriad
Maakler võib koguda Kliendiandmeid otse Kliendilt ning välistest allikatest, näiteks avalikud ja eraõiguslikud registrid ning muud kolmandad isikud. Kliendiandmete kategooriad, mida Maakler peamiselt, kuid mitte ainult, kogub ning Töötleb on järgmised:
3.1 Isiku tuvastamise andmed.
3.2 Kontaktandmed, nt aadress, telefoninumber, e-posti aadress, suhtluskeel.
3.3 Kindlustusteenuste osutamiseks vajalikud andmed: nt. soodustatud isikud, kindlustatud isikud, kahjustatud kolmandad isikud, andmed kindlustatava vara ja kindlustushuvi kohta.
3.4 Andmed Kliendi seoste kohta juriidiliste isikutega, nt Kliendi poolt esitatud või avalikest registritest või kolmandate isikute kaudu saadud andmed nimetatud juriidilise isiku nimel tehingute tegemiseks.
3.5. Finantsandmed: nt. kontod, tehingud.
3.6 Kliendi finantskogemus nt kindlustusteenuste või teiste investeerimisriski kandvate toodete valimisel ja pakkumisel kogutud andmed.
3.7. Andmed vara või tulude päritolu kohta, nt andmed Kliendi tehingupartnerite ja äritegevuse kohta.
3.8. Andmed usaldusväärsuse ja hoolsuskohustuse kohta, nt andmed maksekäitumise kohta; Maaklerile või kolmandale isikule tekitatud kahju kohta ja andmed, mis võimaldavad Maakleril täita oma hoolsuskohustuse meetmeid seoses rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamisega ning tagada vastavus rahvusvaheliste sanktsioonidega, sealhulgas ärisuhte eesmärk ning kas Klient on riikliku taustaga isik.
3.9. Seadusest tuleneva kohustuse täitmise käigus saadud ja/või loodud andmed, nt uurimisorganite, saadud ja/või loodud andmed notarite, maksuhalduri, kohtute ja kohtutäiturite poolt tehtud päringutest tulenevad andmed.
3.10. Suhtlusandmed, nt visuaalsed ja/või audio salvestused, mida kogutakse siis kui Klient külastab Maakleri kontoreid ja muid kohti, kus Maakler pakub teenuseid, või kui Klient suhtleb Maakleriga telefoni teel või muud andmed, mida kogutakse e-posti, sõnumite ning teiste suhtlusmehhanismide kaudu, nt sotsiaalmeedia, Kliendi poolt Maakleri kodulehtede külastamisega seotud andmed.
3.11 Teenustega seotud andmed, nt lepingute täitmine või täitmata jätmine, sõlmitud ja lõppenud lepingud, esitatud avaldused, päringud ja kaebused, kindlustuskogemus, kindlustuskahjude materjalid.
3.12. Eri kategooria andmed: nt. Kliendi tervis4. Kliendiandmete Töötlemise eesmärgid ja alusMaakler Töötleb Kliendiandmeid peamiselt selleks, et:
4.1 Hallata kliendisuhteid ning võimaldada ligipääsu teenustele Kliendiga maaklerlepingu sõlmimiseks ja selle täitmiseks, Kliendi andmete ajakohastatuna ning tõesena hoidmiseks.
4.2 Viia läbi sisemisi riskihindamisi selleks, et määratleda, milliseid teenuseid ja tooteid saab Kliendile pakkuda ning tagada vastavus kohaldatavale õigusele, mis on seotud riskihindamistega kindlustusteenuste pakkumisel.
4.3 Kaitsta Kliendi ja/või Maakleri huve ning uurida Maakleri poolt pakutud teenuste kvaliteeti ja selleks, et tõendada tehinguid või muud ärisuhtlust (salvestatud vestluste kaudu).
4.4 Osutada lisateenuseid, viia läbi kliendirahulolu uuringuid, turuanalüüse ja teha statistikat
4.5 Olla vastavuses kohalduva õiguse ja rahvusvaheliste lepingutega: „kliendi suhtes hoolsuskohustuse täitmise“ ja „tunne oma klienti“ põhimõtete rakendamisega.
4.6 Vältida teenuste väärkasutamist ja tagada teenuste nõuetekohane osutamine.
4.7 Tõendada, teostada, loovutada ja kaitsta õiguslikke nõudeid, mis põhineb: lepingu täitmisel või lepingu sõlmimise eelsete meetmete rakendamisel Kliendi soovil või juriidilise kohustuse täitmisel või Maakleri õigustatud huvil õiguslike nõuete teostamiseks.5. Kliendiandmete saajad
Kliendiandmeid jagatakse teiste saajatega, näiteks:
5.1 ametiasutused (nt õiguskaitseorganid, kohtutäiturid, maksuhaldurid, järelevalveasutused);
5.2 kindlustusteenuse pakkujad (kindlustusandjad);
5.3 audiitorid, õigus- ja finantskonsultandid või muud Maakleri poolt volitatud töötlejad;
5.4 registreid pidavad kolmandad isikud (nt autoregister või muud registrid, milles hoitakse või vahendatakse Kliendiandmeid);
5.5 võlgade sissenõudjad nõuete loovutamisel, kohtud ja pankroti- või maksejõuetushaldurid;
5.6 muud Maakleri teenuste osutamisega seotud isikud, nt arhiveerimise ja postiteenuste osutajad, kui Klient tellib nende teenuste jaoks e-arved,
5.7 tervishoiuasutused elukindlustusteenuse osutamise korral6. Töötlemise geograafiline piirkond
6.1 Üldjuhul Töödeldakse Kliendiandmeid Euroopa Liidu/Euroopa Majanduspiirkonna ( edaspidi EL/EMP) piires, kuid mõningatel juhtudel edastatakse need ja Töödeldakse neid riikides, mis asuvad väljaspool ELi/EMPi.
6.2 Kliendiandmete edastamine ja Töötlemine väljaspool ELi/EMPi võib toimuda eeldusel, et on olemas õiguslik alus, nt juriidilise kohustuse täitmine või Kliendi nõusolek ning rakendatakse asjakohaseid kaitsemeetmeid. Asjakohased kaitsemeetmed on näiteks järgmised: on olemas kehtiv leping, mis sisaldab ELi poolt välja töötatud lepingu tüüptingimusi või heakskiidetud toimimisjuhendeid, sertifitseerimisi ja muud sarnast, mis vastab isikuandmete kaitse üldmäärusele; - väljaspool ELi/EMPi asuvas riigis, kus vastuvõtja asub, on piisav andmekaitse tase vastavalt Euroopa Komisjoni otsusele; - vastuvõtja on sertifitseeritud andmekaitseraamistiku Privacy Shield alusel (kohaldatakse Ameerika Ühendriikides asuvatele vastuvõtjatele).
6.3 Pöördumise korral saab Klient täpsemat infot Kliendiandmete edastamise kohta väljaspool ELi/EMPi asuvatesse riikidesse.7. Andmete säilitamise perioodid
7.1 Kliendiandmeid ei Töödelda kauem kui vajalik. Säilitamise periood võib põhineda lepingutel Kliendiga, Maakleri õigustatud huvil või kohaldataval õigusel (nt raamatupidamisega seotud seadused, rahapesu vastased või aegumistähtajaga seotud seadused, muu eraõigus).8. Eraisikust Kliendi õigused. Eraisikust Kliendil on seoses Isikuandmete Töötlemisega alljärgnevad õigused:
8.1 taotleda andmete parandamist, kui need on ebapiisavad, puudulikud või väärad;
8.2 esitada vastuväiteid oma Isikuandmete Töötlemise suhtes, kui Isikuandmete kasutamine põhineb õigustatud huvil, sealhulgas profiilianalüüsil otseturunduse eesmärgil (nt turunduspakkumiste saamine või küsitlustes osalemine);
8.3 taotleda oma Isikuandmete kustutamist, näiteks kui Isikuandmeid Töödeldakse tema nõusolekul ja kui ta on nõusoleku tagasi võtnud. Selline õigus ei kohaldu, kui Isikuandmeid, mida palutakse kustutada, Töödeldakse lisaks ka teistel õiguslikel alustel, näiteks lepingu alusel või juriidiliste kohustuste täitmiseks;
8.4 piirata oma Isikuandmete Töötlemist kohalduva õiguse alusel, näiteks ajal, mil Maakler hindab kas Kliendil on õigus oma andmete kustutamisele;
8.5 saada infot, kas Maakler Töötleb tema Isikuandmeid ning juhul, kui Töötleb, siis saada eelnimetatud andmetele juurdepääs;
8.6 saada oma Isikuandmed, mida ta on ise esitanud ning mida Töödeldakse nõusoleku alusel või lepingu täitmiseks, kirjalikult või üldkasutatavas elektroonilises vormingus, ja kui tehniliselt võimalik, edastada need andmed teisele teenusepakkujale (andmete ülekantavaus);
8.7 võtta tagasi oma nõusolek oma Isikuandmete Töötlemiseks;
8.8 taotleda, et tema suhtes ei võetaks vastu otsust, mis põhineb üksnes automatiseeritud otsustamisel, sealhulgas profiilianalüüsil, kui see toob kaasa teda puudutavaid õiguslikke tagajärgi või avaldab talle märkimisväärset mõju. See õigus ei kohaldu, kui otsuste tegemine on vajalik Kliendiga lepingu sõlmimiseks või täitmiseks, kui otsuse tegemine on kohalduva õiguse alusel lubatud või Klient on andnud oma selgesõnalise nõusoleku.
8.9 Esitada kaebusi Isikuandmete kasutamise kohta Eesti Andmekaitse Inspektsioonile (veebileht: www.aki.ee), kui ta leiab, et tema Isikuandmete Töötlemine riivab tema õiguseid ja huve kohalduva õiguse alusel.9. Kontaktandmed
9.1 Kliendid võivad Maakleriga ühendust võtta seoses päringutega ja nõusolekute tühistamisega ning eraisikust Kliendid võivad lisaks nõuda Isikuandmete Töötlemisel enda õiguste realiseerimist ning esitada kaebuseid Isikuandmete kasutamise kohta.
9.2 Maakleri kontaktandmed on toodud Maakleri kodulehel: www.marks.ee. 10. Põhimõtete kehtivus ja muudatused
10.1 Põhimõtted on Klientidele kättesaadavad Maakleri kontorites ja kodulehel www.marks.ee
10.2 Maakleril on õigus põhimõtteid igal ajal ühepoolselt muuta kooskõlas kohalduva õigusega, teavitades Klienti muudatustest Maakleri kontorites, Maakleri kodulehe kaudu, posti teel, e-posti või muul viisil (nt massiteabevahendite kaudu) mitte hiljem kui üks kuu enne muudatuste jõustumist.